Купить
результат
О компании

Организация продаж в оптовой компании

Решение бизнес-кейса: описание информационной базы и порядок работы сотрудников в 1С:УНФ (pdf)

Информационная база на сайте 1С

Портрет компании

Компания «Поставка металла» занимается оптовой торговлей металлом.

В штате: генеральный директор, коммерческий директор, главный бухгалтер, помощник главного бухгалтера, руководитель отдела продаж, 10 менеджеров по продажам, менеджер по закупкам, диспетчер, 4 водителя, 4 экспедитора.

Схема работы до внедрения 1С:УНФ

Менеджеры по продажам занимаются активным поиском клиентов. Ведут свои записи в табличном редакторе. Имеют доступ к «1С:Бухгалтерии» для выставления счетов.

После выставления счета покупателю менеджер договаривается с ним об оплате и делает заказ поставщику сам либо через менеджера по закупкам.Получает счет от поставщика.

По правилам компании менеджер должен дождаться оплаты от покупателя и оплатить счет поставщика. Выполнение правила не контролируется. На деле каждый менеджер просит оплатить свой заказ. В результате оплачиваются заказы тех, кто привел самые убедительные аргументы.

Далее менеджер узнает, оплатили деньги поставщику или нет,непосредственно у бухгалтера или руководителя отдела продаж, так как они имеют доступ к клиент-банку. В среднем каждый менеджер отгружает в день по два-три заказа. В итоге менеджеры тратят 30 % своего рабочего времени, а также времени руководителя отдела продаж и бухгалтера на уговоры оплатить свои заказы, а потом на выяснение оплаты по ним.

После оплаты счета поставщика менеджер договаривается с поставщиком о получении товара, а с покупателем об отгрузке. В зависимости от условий отгрузки (самовывоз или доставка) обращается к диспетчеру.

Диспетчер в табличном редакторе ведет расписание экспедиторов и водителей компании. Если заказов много, то диспетчер заказывает услуги у сторонних организаций. Экспедиторы сопровождают груз, как со своими водителями, так и с чужими.

Экспедитор забирает у поставщика отгрузочные документы, едет к клиенту, от руки заполняет бланк отгрузочной накладной, привозит в офис, отдает менеджеру на проверку, менеджер проверяет, отдает в бухгалтерию, бухгалтерия делает приход, расход и передает экспедитору для подписания оригиналов. Цепочка сбора документов не контролируется. В результате документы теряются.

В конце каждого месяца менеджер заполняет электронную таблицу по своим сделкам: клиент, название сделки, сумма отгрузки, сумма закупки,расходы (вознаграждения посредникам, оплата экспедиторам и поставщикам). Разница умножается на процент менеджера. Эти файлы сдаются руководителю отдела продаж для проверки. Подтвердить эти данные оперативными данными в силу их разрозненности и неполноты крайне затруднительно.

Бизнес-проблемы

Подготовка к внедрению

Договоренности

Первым этапом договорились «выпрямить» основной бизнес-процесс и наладить по нему учет. Начать собирать показатели (доходы, расходы,прибыль, долги, рентабельность) как по каждой сделке, так и по компании в целом. Решение этой задачи даст возможность объективно оценить состояние дел в компании и принять правильные управленческие решения.

Особенности

Справочники «Номенклатура» и «Контрагенты»

Так как в программе «1С:Бухгалтерия 7.7» справочники «Номенклатура» и «Контрагенты» были испорчены – менеджеры не искали контрагента или товар, а каждый раз заводили новый элемент, было принято решение в 1С:УНФ заполнять справочники «Номенклатура» и «Контрагенты» с нуля.Права на заполнение справочника «Номенклатура» остались только у руководителя отдела продаж, закупщика и главного бухгалтера. Справочник«Контрагенты» доступен всем, главный бухгалтер назначен ответственным за порядок в нем (контроль дублей, контроль правильности и полноты заполнения реквизитов и т. д.).

Стадии заказа

Для удобства отслеживания работ по сделке в программу введены дополнительные стадии заказа покупателя – «Заявка» и «Закупка». При условии выполнения всех действий, а также при наличии всех документов по заказу статус документа («Заказ покупателя», «Заказ поставщику»)меняется на «Выполнен» и устанавливается галочка «Закрыт».

Отражение в программе работы водителей и экспедиторов

Для доставки товара покупателям компания пользуется услугами как сторонних перевозчиков, так и собственных водителей. Для простоты учета было принято решение отражать взаимодействие со своими водителями в 1С:УНФ так же, как взаимодействие с внешними перевозчиками(взаимодействие с поставщиками). Аналогичным образом решено отражать и взаимодействие с экспедиторами. Для этого в справочнике «Контрагенты»создали папку «Перевозчики» с двумя вложенными папками – «Внутренние» и«Внешние» и папку «Экспедиторы». В данном примере отдел доставки является для остальной компании практически отдельной службой, которая к тому же еще и выполняет работы по перевозке грузов на своих машинах для внешних контрагентов.

Основной бизнес-процесс и его отражение в 1С:УНФ

Получение заказа. Планирование и выполнение оплат по заказу

Часть менеджеров по продажам занимается активным поиском клиентов – обзвоны и рассылка коммерческих предложений. Этот процесс происходит вне 1С:УНФ.

В 1С:УНФ менеджер начинает отражать сделку с получения заказа.Основным рабочим инструментом для менеджера стал список заказов покупателей с отбором по ответственному. Для полноты картины в список добавлены колонки «Оплачено», «% оплаты» и «Дата отгрузки».

При получении заказа создает в программе заказ покупателя со статусом «Заявка», планирует дату отгрузки, дату оплаты, печатает счет и отправляет клиенту.

Бухгалтерия каждое утро до 11:00 часов разносит банк в 1С:УНФ. Благодаря этому каждый сотрудник, в т.ч. менеджер по продажам, знает,что после 11:00 часов он может, не вставая с рабочего места, видеть актуальную картину по оплатам своих заказов. Таким образом,необходимость «хождения по оплатам» отпала сама собой.

После получения оплаты счета клиентом менеджер по продажам сам либо через менеджера по закупкам получает счет от поставщика и передает его менеджеру по закупкам.

Полученный счет поставщика менеджер по закупкам регистрирует в 1С:УНФ: вводит заказ поставщику со статусом «В работе» на основании соответствующего заказа покупателя. Планирует в нем дату поставки товара, дату оплаты, заполняет входящий номер счета. Статус заказа покупателя меняет на «Закупка».

Утверждение счетов на оплату теперь происходит на основании данных1С:УНФ: менеджер по закупкам печатает отчет «Оплата заказов поставщикам» с отбором по фильтру «Не оплаченные» и передает его директору. Директор ставит галочки, кому оплатить, подписывает и передает документ в бухгалтерию.

Рабочим инструментом для менеджера по закупкам стал список заказов поставщикам, в который для большей информативности добавлены колонки«Оплачено» и «% оплаты», а также колонки «№ вх. документа» и «Дата вх. документа», с помощью которых контролируется наличие счета поставщика.

Как только менеджер по закупкам начал регистрировать счета поставщиков в 1С:УНФ, у него появилась возможность в любой момент времени видеть:

Бухгалтер в соответствии с утвержденным списком оплат находит заказ поставщику в перечне заказов поставщикам по входящему номеру счета, формирует платежки и выгружает в клиент-банк для оплаты.

На утро следующего дня выгружает оплаты из клиент-банка. Оформляет по ним в программе документы «Расход со счета».

Исполнение заказа покупателя

Менеджер по продажам видит оплаченные заказы поставщикам и договаривается с диспетчером о доставке заказа.

Диспетчер планирует загрузку данных об экспедиторах и водителях в Excel в разрезе номеров заказов покупателей – отмечает,какие заказы ими выполнены, а какие – нет.

Проставляет ФИО экспедитора в дополнительное поле, выведенное в шапку документа «Заказ покупателя».

Диспетчер оформляет заказ поставщику на услугу «Доставка»:

На основании заказа поставщика создает приходную накладную.

Экспедитор с водителем едут к поставщику. Получают от поставщика груз и первичные документы, отвозят груз покупателю,подписывают с покупателем рукописную накладную об отгрузке. Эти документы экспедитор раз в два-три дня отдает ответственному менеджеру.

Закрытие сделки

Менеджер по продажам находит свои документы, проверяет их и отдает руководителю отдела продаж. Если в процессе сделки возникли дополнительные расходы по вознаграждению посредников, сообщает об этом руководителю отдела продаж.

Руководитель отдела продаж после проверки оплаты покупателя находит в программе заказ поставщику по номеру счета, создает на его основании приходную накладную. Проверяет наличие рукописной накладной об отгрузке и на основании заказа покупателя формирует расходную накладную. Меняет статус заказа поставщику на «Выполнен». Печатную форму расходной накладной отправляет с курьером к покупателю для подписания.Получает от курьера подписанные документы.

Если по сделке имеются дополнительные расходы по вознаграждению посредников, руководитель отдела продаж отражает выдачу денег из кассы документом «Расход из кассы» с привязкой к заказу покупателя с видом операции «Прочее», в корреспонденции тип счета – «Расход».

При наличии оплаты покупателя, документов по сделке руководитель отдела продаж ставит галочку в заказе покупателя – признак закрытия сделки.

У руководителя отдела продаж появилась возможность в любой момент времени видеть:

Диспетчер два раза в месяц (15-го и 5-го числа месяца,следующего за отчетным) приходует услуги экспедиторов: создает приходную накладную на услугу «Сопровождение груза», где контрагент – экспедитор компании, с привязкой каждой строки табличной части документа к соответствующему заказу покупателя.

Рассчитывает и выдает водителям зарплату. Выбирает по каждому водителю заказы, по которым он доставлял товар. Формирует документ«Расход из кассы», где каждая строка документа привязывается к соответствующим документам: «Заказ покупателя» и «Расходная накладная».

У диспетчера появилась возможность:

Закрытие месяца: расчет заработной платы менеджерам по продажам

Шестого числа, после того как диспетчер разнес все затраты по заказам, руководитель отдела продаж начисляет зарплату менеджерам по всем закрытым сделкам месяца.Формирует отчет «Доходы и расходы» с группировкой по менеджерам и по закрытым заказам покупателей. По каждому менеджеру видит количество отгрузок, по каждой сделке – сумму отгрузки, себестоимость, расходы,прибыль. Сумму прибыли по каждому менеджеру умножает на его премиальный коэффициент и получает сумму премиальных. Создает в программе документ«Начисление зарплаты» с окладами менеджеров, проставляет суммы премиальных.

Закрытие месяца: общие расходы

Счета на аренду, связь, электроэнергию и прочие общие расходы бухгалтер отражает в программе документом «Заказ поставщику» и приходует их документом «Приходная накладная».

Расчет заработной платы административно-хозяйственному персоналу бухгалтер выполняет документом «Расчет зарплаты».

У бухгалтера появилась возможность контролировать:

Бизнес-результаты проекта

Решена проблема кассовых разрывов. Директор утверждает платежи поставщикам, имея информацию:

Теперь директор имеет возможность анализировать прибыльность/убыточность каждого заказа – отчет «Доходы и расходы (по отгрузке)».

Наведен порядок в документах: статус заказа покупателя «Выполнен» и галочка «Закрыт» говорят о том, что по заказу все действия выполнены,документы имеются в наличии и отражены в программе.