Купить
результат
О компании

Планирование и учет доходов и расходов в проектной организации

Решение бизнес-кейса: описание информационной базы и порядок работы сотрудников в 1С:УНФ (pdf)

Информационная база на сайте 1С

Портрет компании

Проектный институт занимается разработкой проектно-сметной документации. В штате – директор, финансовый директор, инженер,проектировщики, кассир.

Схема работы до внедрения 1С:УНФ

Директор при получении заказа клиента  назначает инженера проекта и формирует команду проекта.

Инженер проекта на основании имеющихся типовых проектов выполняет оценку стоимости проекта. Передает данные финансовому директору.

Финансовый директор составляет бюджет проекта. Разрабатывает и согласовывает с клиентом график финансирования проекта.

Инженер проекта разрабатывает график выполнения работ и выдает задания сотрудникам с указанием сроков выполнения и стоимости работ.

В соответствии с условиями заданий, проектировщиками разрабатывается проектная документация.

Выполнение графика работ контролируется  как минимум раз в неделю на планерке – сравниваются фактические значения с плановыми сроками сдачи разделов.

Специалисты раз в две недели отчитываются о фактическом выполнении работ. Инженер проекта проверяет данные, закрывает объемы работ за отчетный период и передает результаты финансовому директору.

Финансовый директор рассчитывает в табличном редакторе заработную плату и передает список сотрудников с начисленной заработной платой на утверждение директору.

Утвержденный список передается кассиру для выплаты заработной платы.

По пятницам кассир переносит данные из Клиент-банка и кассы в табличный редактор. Финансовый директор объединяет эти данные в одном файле. Таким образом контролируются фактические затраты по каждому проекту по статье «Зарплата».

Финансовый директор, чтобы не вылететь из бюджета проекта, жестко контролирует расходы. Для этого он ведет в табличном редакторе файл«Бюджет движения денежных средств», «Остатки на счетах и кассах»,«Бюджет доходов и расходов по проектам» кассовым методом. Если расходы выходят за планируемые рамки принимаются меры: либо проводится работа с заказчиком по увеличению суммы проекта, либо урезаются расходы.

Бизнес-проблемы

Первое время таблиц было достаточно, но уже при небольшом увеличении количества проектов стало сложнее - на консолидацию данных в"полуручном" режиме уходит много времени.  При переносе данных из таблицы в таблицу случаются ошибки, которые не так просто найти.

Подготовка к внедрению

Справочник «Номенклатура»

Проектные работы ведутся по разделам (водоснабжение и канализация,отопление и вентиляция и т.д.), которые в свою очередь имеют подразделы(планы, расчеты систем, принципиальные схемы и т.д.).

В программу решено разделы заводить как работы, а подразделы – как спецификации работ.

Щелкните для увеличения

Рис. 1  Номенклатура с типом «Работа» и ее спецификация.

Каждый проект в программе имеет свой набор работ с префиксом проекта, под который в справочнике «Номенклатура» заводится отдельная папка.

Если проект в работе, его папка находится в общей папке «Проекты в работе». При закрытии проекта, папка с работами по проекту переносится в архив – папку «Проекты закрытые».  

Кроме того, в справочнике «Номенклатура» создана папка «Операции». В ней находятся операции, участвующие в спецификации работ. Они также распределены по папкам – проектам.

Щелкните для увеличения

Рис. 2 Организация справочника «Номенклатура» (режим просмотра «Дерево»)

Справочник «Статьи движения денежных средств»

Основной задачей внедрения 1С:УНФ в проектном институте является учет и контроль затрат по проектам

Оперативный учет доходов и расходов по проектам решено вести кассовым методом в разрезе статей движения денежных средств:

 Каждый проект в программе имеет свой набор статей движения денежных средств с префиксом проекта, под который в справочнике «Статьи движения денежных средств» заводится отдельная папка.

Если проект в работе, его папка находится в общей папке «Проекты в работе». При закрытии проекта, папка со статьями движения денежных средств по проекту переносится в архив – папку «Проекты закрытые».  

Для учета общехозяйственных затрат по институту в справочнике «Статьи движения денежных средств» создана папка «Проектный институт(административные работы)» со статьями:

Щелкните для увеличения

Рис. 3 Организация справочника «Статьи движения денежных средств» (режим просмотра «Дерево»)

Внесение изменений в план счетов управленческого учета

Дополнительно к кассовому методу учета доходов и расходов по проектам в программе планируется вести управленческий учет доходов и расходов методом начислений. Для этого в имеющийся в программе план счетов управленческого учета внесены изменения.

Щелкните для увеличения

Рис. 4 План счетов управленческого учета с изменениями

Все затраты по проекту учитываются на счете 20 «Незавершенное производство». Чтобы видеть отдельно затраты по каждой статье в план счетов добавлены субсчета:

Щелкните для увеличения

Рис. 5 Субсчета счета 20 «Незавершенное производство»

При выполнении сотрудниками сдельных нарядов затраты будут собираться на счете 20.12 «Зарплата проектировщиков». Этот счет затрат указывается для номенклатуры с типом «Операция». 

Щелкните для увеличения

Рис. 6 Счет учета затрат номенклатуры с  типом «Операция»

Все затраты  по работам будут собираться на счете 20.10 «Проект».  Этот счет указывается для номенклатуры с типом «Работа».

Щелкните для увеличения

Рис. 7 Счет учета затрат номенклатуры с типом «Работа»

Затраты на зарплату администрации проекта будут собираться на счете 20.11. Этот счет затрат указывается в документах «Прием на работу» и«Кадровые перемещения».

Щелкните для увеличения

Рис. 8 Счет затрат при приеме на работу сотрудника в документе «Прием на работу»

Налог на доходы физических лиц является частью зарплаты и,соответственно, как и зарплата проектировщиков и администрации проекта,относится на затраты проекта. Счет затрат указывается в документе«Начисление налогов».

Щелкните для увеличения

Рис. 9 Отнесение НДФЛ на затраты проекта

Для учета управленческих расходов постатейно в программе созданы субсчета:

Щелкните для увеличения

Рис. 10 Субсчета управленческих расходов

Счета учета затрат электроэнергии и аренды указываются в номенклатурных карточках. Тип номенклатуры – услуга.

Щелкните для увеличения

Рис.11 Счет учета затрат номенклатуры «Электроэнергия»

Щелкните для увеличения

Рис.12 Счет учета затрат номенклатуры «Аренда»

Счет затрат на уборку помещений указывается в документах «Прием на работу» и «Кадровые перемещения».

Щелкните для увеличения

Рис.13 Счет учета затрат в документе «Прием на работу»

Основной бизнес-процесс и его отражение в 1С:УНФ

Получение заказа. Планирование работ и оплат по заказу

Директор при получении заказа от клиента назначает инженера проекта и формирует команду.

Инженер проекта на основании имеющихся типовых проектов выполняет оценку стоимости проекта. Передает данные финансовому директору.

При получении заказа финансовый директор вне 1С:УНФ рассчитывает основные показатели проекта. Разрабатывает и согласовывает с клиентом график финансирования проекта.

В 1С:УНФ на каждый проект составляет бюджет движения денежных средств на вкладке «Денежные средства» документа «Бюджет».

Исполнение заказа покупателя

Инженер проекта вне 1С:УНФ составляет график выполнения работ по каждому разделу.

Создает в программе «Заказ покупателя».

На основании заказа покупателя согласно графику работ инженер проекта создает в программе сдельные наряды. Указывает исполнителя, сроки исполнения, проставляет плановые показатели (проектируемые кв. метры) и расценки (стоимость проектирования одного кв. метра раздела). В комментарии указывает номер проекта. Распечатывает сдельные наряды и выдает в качестве задания исполнителям.

На основании исходных данных заказчика, в соответствии с условиями заданий, проектировщиками разрабатывается проектная документация.

Выполнение графика работ контролируется  раз в неделю – сотрудники проставляют в выданных распечатанных заданиях фактические показания,которые сравниваются с плановыми.

Специалисты два раза в месяц (15 числа и в последний день месяца)  отчитываются о фактическом выполнении работ – сдают инженеру по проекту  распечатанные сдельные задания, в которых проставляют факт выполнения работы в проектируемых кв. метрах. Инженер проекта проверяет выполнение нарядов. В 1С:УНФ заносит фактические данные в сдельные наряды и ставит признак закрытия наряда – галочку. На дату закрытия наряда программа автоматически рассчитывает зарплату.

Рабочим инструментом для инженера по проекту стал список «Сдельные наряды». Из него он видит, кто из сотрудников выполнил работу, по какому проекту и на какую сумму.

Также он пользуется отчетом «Сдельные наряды». В нем указаны плановые, фактические показатели, отклонения от плана по каждому сотруднику и виду работ.

Закрытие месяца: расчет заработной платы проектировщикам и администрации проекта

Финансовый директор два раза в месяц (15 числа и в последний день месяца) формирует платежные ведомости по сдельным нарядам.

В последний день месяца начисляет зарплату администрации проекта, формирует платежную ведомость.

Платежные ведомости передает директору на утверждение.

На основании утвержденных директором платежных ведомостей кассир выдает зарплату сотрудникам.

Закрытие месяца: общие расходы

Финансовый директор в последний день месяца:

Создает на основании заказа покупателя акт выполненных работ,проставляет в нем сумму выполненных работ за месяц. Выполняет операцию«Закрытие месяца».

Бизнес-результаты проекта

У руководства появилась возможность оперативно контролировать расходы и доходы по проектам с помощью отчетов «Доходы и расходы (по оплате)» и «Движение денежных средств». Настройки отчетов позволяют выводить информацию в разрезе статей расходов денежных средств, находящихся в папках «Общие расходы» и «Проекты в работе».

С помощью отчетов «Начисления и удержания» и «Расчеты с персоналом»имеется возможность контролировать расчеты с персоналом. Информация в отчетах выводится в разрезе подразделений и сотрудников по периоду регистрации (за месяц).

Отчет «План-фактный анализ денежных средств» позволяет контролировать выполнение бюджета. Отчет показывает плановые, фактические показания, и отклонения от плана.

Отчет «Доходы и расходы (по отгрузке)», сгруппированный по проектам и статьям позволяет дополнительно контролировать доходы и расходы по проектам методом начислений.